Onboarding, avagy üdv a fedélzeten!

Egy új munkatárs megszerzése után a hatékony beillesztésének menedzselése meghatározó lépés az illető megtartása szempontjából. Az első napok, hetek, sőt hónapok benyomása, az ezen időszak során szerzett tapasztalatok nagymértékben befolyásolják, hogy hosszú távú kapcsolat alakul-e ki a régi csapat és az új kolléga között. Ez az időszak egyrészt az új környezet elvárásainak megismeréséről, az egymáshoz csiszolódásról és az alkalmazkodásról szól, másrészt fokozott támogatást, odafigyelést és türelmet igényel a fogadó szervezet és tagjai, elsősorban a patikavezető részéről. Jelen cikkben ennek a folyamatnak a tudatos megtervezéséhez és végrehajtásához adunk szempontokat.

Az onboarding egy tudatosan tervezett, már a kiválasztással elkezdődő, többhónapos folyamat. Biztosítja, hogy a patikai kultúrához és a hiányzó munkakör elvárásaihoz illeszkedő, felkészült, magabiztos, motivált új dolgozó kapcsolódjon be a szervezetbe, úgy, hogy eközben pozitív tapasztalatokat szerezzen, és jól érezze magát.

A jól kivitelezett onboarding előnye, hogy így gyorsabban beáll a patika normál, rutin működése, a fluktuáció és annak költségei lecsökkennek, a betanulási időszak lerövidül és a patikai dolgozók elkötelezettsége is javul.

Ahhoz, hogy az adott munkakörbe a megfelelő munkatársat válasszuk ki, illetve a betanítás sikeres legyen, már előre ismerni kell a jelölt viselkedését, érdeklődési körét, a csapatba való alkalmasságát. Ebben segítenek a különböző kiválasztási tesztek, felmérések, amelyek a jelölt képességeit, motivációját, viselkedését, attitűdjét mérik fel. Számos tanácsadó cég kínál ilyen szolgáltatást. A kiválasztási folyamatban az írásos dokumentumok mellett a személyes interjú során szerzett információk és a tesztek eredményei együtt nyújthatnak biztos támogatást.

A kiválasztásnál, a jelölt patikába való „csábításánál” mindig a valós helyzetet, elvárásokat és lehetőségeket mutassuk be. A korrekt tájékoztatás és ajánlat a későbbiek során megtérül. Nincs annál nagyobb csalódás, mint amikor a munkába állás során az új kolléga szembesül az ajánlat ellentmondásaival és néhány hét vagy hónap múlva beadja a felmondását, mert mást várt. Mi pedig kezdhetjük elölről a munkaerő-vadászatot, de már úgy, hogy negatív hírünket viszik tovább.

Amikor megvan az új kollégánk, megegyeztünk, hogy mikortól veszi fel nálunk a munkát, akkor fel kell készülnünk a fogadására. A fogadást patikavezetőként két oldalról, a meglévő csapat és az új kolléga oldaláról kell előkészítenünk.

A csapat felkészítése

A csapatot tájékoztatnunk kell arról, hogy folyamatban van az új munkatárs keresése, valamint hogy miért és milyen szempontok szerint fogjuk őt kiválasztani. Ez utóbbiba érdemes bevonni a kollektívát vagy annak egy-két meghatározó tagját, hogy ők is részesei legyenek az új csapat kialakításának. Ez elejét veheti a továbbiakban kialakuló esetleges félreértéseknek, konfliktusoknak, másrészt az új kolléga beillesztésével kapcsolatban ezek a kollégák feladatot is vállalhatnak.

Ha megszületett a döntésünk, akkor az eredményét – hogy ki és mikortól csatlakozik hozzánk – osszuk meg a munkatársainkkal, és az új kolléga csapatra való hatását is ismertessük. Mit fog csinálni az új ember, mi fog változni az eddigiekhez képest, hogyan fog alakulni a munkaelosztás, milyen új feladatok következnek, mi az a plusz teher, munka, ami lekerül a többiek válláról, miben kérjük a támogatásukat stb. Ilyenkor lehet kijelölni, felkérni egy tapasztalt kollégát mentornak, akitől az újonc kérdezhet, akihez az adott témákban fordulhat az első időszakban.

A támogató mentor nem helyettesítheti, de tehermentesítheti a patikavezetőt a beilleszkedési folyamatban. A mentort erre a szerepkörre fel kell készíteni, és ha befejeződött a beillesztési folyamat, az erőfeszítéseit el kell ismerni.

Az új kolléga támogatása

Egy új munkahelyen kezdeni mindig kihívást jelent. A legtöbben izgatott várakozással, esetleg némi félelemmel érkeznek, de az első napok mindig bizonytalansággal járnak. Az új ember jó benyomást szeretne kelteni a környezetében, egyszersmind idegenül is mozog ott. Nincs helyismerete, nem ismeri a szokásokat, az írott és íratlan szabályokat, a kapcsolati hálót, nem tudja még pontosan, hogy mit várnak tőle és hogy az adott helyzetben hogyan kell viselkednie. „Szivacs-üzemmódban” szív magába minden új dolgot, megfigyel, kérdez, tanácsot kér és akár hibázik is. Mindez természetes.

De hogyan tudjuk őt átlendíteni ezen a nehéz időszakon, hogyan tudjuk pozitív élménnyé tenni számára már az első napokat is? Már a kezdés napja előtt írhatunk neki egy szívélyes e-mailt, amiben biztosítjuk őt, hogy örömmel várjuk. Előre bemutathatjuk neki a csapatot – főleg, ha nagy létszámú a kollektíva – egy neveket és munkaköröket is tartalmazó csoportképpel, megkönnyítve ezzel a majdani ismerkedést.

A belépés napjára készítsünk egy „welcome-csomagot”, ami a patika működésével kapcsolatos, legfontosabb tudnivalókat tartalmazza (például belső szabálygyűjtemény, legfontosabb külső kapcsolatok, orvosok és ellátott intézmények adatai, munkarend, beosztás, patikai egyedi sajátságok). Emellé apró személyes ajándékot (például egy kis cserép virágot, patikai logós tollat, jegyzetfüzetet, desszertet stb.) is adhatunk neki.

Az új kollégát mindenkinek mutassuk be, ha több műszak van, akkor akár több körben is. Mutassuk be neki a mentorát, vezessük végig a patikán, hogy lássa, mit hol talál, hol lesz az ő elsődleges munkahelye, hol tud ebédelni, melyik lesz az öltözőszekrénye. Tájékoztassuk arról, hogy hol érdemes/lehet parkolni, avassuk be a legfontosabb közösségi szokásokba, rendszeresen ismétlődő eseményekbe (értekezletek, továbbképzések, partneri találkozók, szabadságolás rendje stb.).

Biztosítsunk számára minden technikai feltételt és jogosultságot (például hogy hozzáférhessen és használni tudja a számítógépet, aláírhasson bizonyos dokumentumokat). Az első nap rendezhetünk egy hosszabb, nagy közös ebédet is a csapattal, ahol kötetlenül lehet beszélgetni és ismerkedni, ahol az új ember szemlélődhet, informálisan tájékozódhat.

Ugyancsak az első nap, mindenképpen üljünk le az új kollégával, beszéljük meg vele, hogy mit várunk el tőle, milyen feladatai lesznek. Ehhez célszerű egy napi, heti és havi tervet készíteni, úgy, hogy abban minden olyan terület és munkafázis legyen benne, amely kapcsolódik a munkájához, még akkor is, ha a továbbiakban egy munkafolyamatban csak részfeladatokat fog végezni.

A betanítási fázis időszaka és mélysége természetesen az új kolléga munkakörétől, tapasztalataitól, előzetes tudásától függ, de nem spórolható meg, legyen szó akár egy új takarítónő, akár egy patikavezető-helyettes felvételéről.

Patikavezetőként követnünk kell a terv szerinti haladást, illetve egyáltalán a beilleszkedés folyamatát, folyamatos visszajelzést kérve, illetve támogatást adva az érintettnek. Az első héten akár naponta 10-15 percet rászánva, az első hónapban legalább hetente egyszer, majd a továbbiakban havonta egyszer érdemes leülni és meghallgatni a kolléga visszajelzését, kérdéseit. A patikavezető is ilyenkor tudja megadni viszontjelzéseit, kéréseit, iránymutatását. A beillesztési folyamat vége egybeesik a próbaidő végével. A harmadik hónap végén kerül sor a döntésre, hogy a munkaviszonyt az eltöltött időszak alapján meghosszabbítják-e a felek.

A beilleszkedési folyamat energiát, időt, türelmet igényel, viszont megtérülő befektetés! Ne várjuk azt, hogy az új kollégánk már a második naptól teljes értékűen tudja ellátni a feladatait. Hagyjunk számára időt, hogy a saját ütemében tanuljon, és irányítsuk, ha kell. Legyünk vele empatikusak, támogatók és következetesek, érdemes!


Összefoglaló tanácsok az új munkatárs beillesztéséhez

Csapat

Készítsük fel a munkatársainkat az új kolléga érkezésére! Figyeljük a csoportdinamikát, és ha szükséges, avatkozzunk be!

Új munkatárs

Fogalmazzuk meg elvárásainkat, készítsünk személyre szabott beillesztési tervet (legalább az első hétre konkrét feladatokkal)! Biztosítsuk munkájához a technikai és információs feltételeket! Jelöljünk ki mentort a támogatására!


Tegyük az első napot pozitív élménnyé a számára! Rendszeresen és gyakran kérjünk tőle visszajelzést! Legyünk támogatóak és türelmesek vele!


Amire a patikavezetőnek még érdemes érzékenyen odafigyelnie, és ha szükséges, egy új munkatárs érkezésekor (is) be kell avatkoznia, az a csapat tagjai közötti viszonyok alakulása, az úgynevezett csoportdinamika. Hogy ez mit jelent, arról a következő cikkünkben esik majd szó.

Dr. Horváth Aliz
szakgyógyszerész, coach

MOSZ
2019-03-10